Kontrollverfahren

Kontrollverfahren dienen nicht nur der Überwachung der Mitarbeiter - sie sind ein wichtiges Instrumentarium der Qualitätssicherung. Daher sind in der ISO 9001 ff solche Kontrollmechanismen genau beschrieben und sollten zwingend in die Lagerorganisation einfließen

Die verschieden Kontrollverfahren werden zur Überwachung der Kommissionierleistungen (im Sinne des Ergebnisses) und der Eingaben in der Lagerbuchhaltung eingesetzt, da der Mensch von Natur aus Fehler macht (Eingabefehler bei der Artikelnummer, Zählfehler, falsche Mengenbuchungen, Tipfehler - die sich ja auch in diesen Ausführungen finden lassen). Um die Konsequenzen dieser Fehler möglichst gering zu halten - Fehler in der Ausführung der Arbeit mindern die Qualität der Arbeit, machen sie unter Umständen sogar wirtschaftlich wertlos - werden bei der Anlage und Eingabe der Artikelnummern sogenannte Kontrollzahlen eingebaut. Eine dieser Codierungen nennt man Modulus-11-verfahren.

Weiterhin versucht man, falsche oder fehlerhafte Mengeneingaben bei Zu- und Abbuchung der einzelnen Positionen durch Plausiblitätsprüfung, automatisierte Stücklistenbuchung, Gegenkontrollen zu vermeiden oder zu korrigieren.

Die Wiegenmethode der kommissionierten Aufträge aus Summierung der Einzelgewichte (die, bei entsprechender Datenpflege im System, stets auf dem aktuellen Stand pro Artikel sind) und Vergleich mit dem tatsächlichen Endgewicht haben wir bei der Kommissionierung bereits angesprochen.

Die Inventur dient letztlich nicht nur der Feststellung des Wertes der eingelagerten Artikel, sondern ist ein weiteres Instrumentarium der Kontrolle der Bestände, die einzel ausgeführte Bestandsaufnahme einzelner Artikel als Bestandskorrektur ein weiters geeignetes Mittel, Fehler durch falsche oder fehlerhafte Buchungen zu korrigieren.

Modulus-11-Verfahren

Das Modulus-11-Verfahren dient bei Anlage der Artikelnummer, bei der Buchung ungeplanter Entnahmen, bei der Wareneingangsbuchung und bei Anlage von Kommissionieraufträgen oder Stücklisten der Kontrolle der Eingabe selbst oder der Vermeidung doppelter oder unvollständiger Nummernanlage. Weiterhin soll einer Fehldisposition oder einer Fehlinterpretation der Informationen über Bestand, Bewegung und Wert vorgebeugt werden. Die in der Artikelnummer kodierten Informationen sollen in ihrer Richtigkeit erhalten werden und der fehlerhaften Verarbeitung all dieser Informationen soll ein Riegel vorgeschoben werden.

Mit dem Nummernsystem selbst beschäftigen wir uns an einer anderen Stelle. Was aber nun kann eine Prüfziffer für einen Einfluß auf dieses System haben?

Es ist Sinnvoll, der vorhandenen Artikelnummer eine Prüfziffer zuzuordnen, die eindeutig ist, und sich mathematisch aus der Nummer ableiten lässt. Dazu sollte diese Nummer als letzte Stelle eine Prüfziffer bekommen, die diesen Anspruch erfüllt. Beispielsweise lässt sich die Quersumme der Ziffern errechnen - was aber einen Zahlendreher nicht erkennen lässt. Eine weiter Methode ist die Multiplikation mit einer bestimmtem Zahl und die anschließende Quersummenbildung - was aber ebenfalls nicht immer eindeutig ist.

Ein in der heutigen Praxis oft verwendetes System ist das Modulus 11 Verfahren:

Beispiel: Artikelnummer 512816 (MKT-Kondensator 0.33mF, 63V, Rastermaß 1,16 cm)

diese Artikelnummer soll nun mit einer Prüfziffer versehen werden.

Grundzahl	5	1	2	8	1	6
mal Faktoren	7	6	5	4	3	2
ergibt Summe	35	+6	+10	+32	+3	+12	= 98

Diese Summe wird durch 11 geteilt:98 / 11 = 8,90909

allerdings interessiert uns das Restergebnis 0,90909... * 11, da wir diese Restzahl von 11 abziehen wollen

Wir stellen das Ergebnis also folgend dar: 98 / 11 = 8 Rest 10 (Kontrolle 11 * 8 = 88 , 98 - 88 = 10)

Subtraktion dieses Restwertes von 11: 11 - 10 = 1

Diese Prüfziffer ( hier 1 ) wird der Artikelnummer als Einzelstelle angehängt: 512 816 1

Die Gegenprobe bei Eingabe dieser generierten Artikelnummer:

Probe 99 : 11 = 9 Rest 0, also ist die Nummer korrekt.

Hierbei wird sichergestellt, dass jede Artikelnummer mit Prüfziffer nach Rückrechnung eine durch 11 teilbare Zahl wird, und somit liegt die Prüfgenauigkeit bei ca 99,9 %

Bei Artikelnummern, die über sechs Stellen hinaus gehen, wird die Multiplikationsreihe ab 7 wiederholt, also (1) 2 3 4 5 6 7 2 3 4 5 .... (die Eins ist als Multiplikator nur bei Nummern zugelassen, deren letzte Ziffer bereits eine Prüfziffer ist! und dort nur an letzter Stelle!)

Einzige Ausnahme für die Einsatzmöglichkeit dieses Verfahrens: alle Artikelnummer, die nach diesem Verfahren einen Restwert von 1 haben (somit die Differenz aus 11 - 1 = 10 )und somit als Prüfziffer 10 hätten, sind ausgeschlossen, da 10 zweistellig ist!

Beispiel:

Ein Artikel mit der Artikelnummer 135802458 ist abzubuchen, die Eingabe erfolgt genau mit dieser Artikelnummer, die kodiert ist - was meldet das System nach Überprüfung: Richtig oder Falsch?

Kontrolle (Artikelnummer von hinten nach vorn mit den Faktoren 2 bis 7 multiplizieren, die Prüfziffer "8" jedoch mit 1)

8*1 + 5*2 + 4*3 + 2*4 + 0*5 + 8*6 + 5*7 + 3*2 + 1*3

= 8 + 10 + 12 + 8 + 0 + 48 + 35 + 6 + 3

= 130

130 ist nicht glatt durch 11 teilbar, also meldet das System einen Eingabefehler.

Es wird nun behauptet, dass bei der Eingabe nur die Prüfziffer falsch eingegeben worden ist. Welche wäre denn richtig?

130 - 8 = 122

122 / 11 = 11, Rest 1

11 - 1 = 10

Das ist aber nach Vorgabe nicht möglich!

Somit ist klar, das der Artikel entweder eine falsche Nummer bekommen hat, oder der Mitarbeiter sich völlig verlesen hat! Jedenfalls kann eine Buchung mit dieser Nummer nicht stattfinden.

Wiegemethode

Diese wird in modernen Kommissionierbetrieben und Logistik-Centren angewandt, um als abschließende Kontrolle das Arbeitsergebnis mit den Sollwerten zu vergleichen.

Hierzu werden die im System angegebenen Einzelgewichte pro Artikel mit der Entnahmemenge positionsweise multipliziert und das Ergebnis in der Summe der Kontrollstelle mit dem Auftrag übermittelt. Dort wird der Auftrag, wenn er denn fertig ist, unter Berücksichtigung der Taragewichte (Leergewicht der Verpackungen, Gewicht der Transporteinheit oder des Sammelbehälters) gewogen und das gewogene Gewicht mit dem ermittelten Gesamtgewicht verglichen. Je nach Vorgabe des zulässigen Toleranzbereiches erfolgt dann bei Übereinstimmung die Freigabe, bei Abweichung die Sperrung des Auftrages.

Bei einer Sperrung durch Fehlermeldung muss dann der Auftrag nochmals kontrolliert werden, um Mengen- oder Teileabweichungen herauszufinden. Erst nach einer vollständigen Korrektur der Fehler kann dann die Freigabe erfolgen.

Die Beleglose Kommissionierung kann diesen Arbeitsschritt schon bei der Entnahme vorwegnehmen, wenn die Artikel mit entsprechende Wiegevorrichtungen gelagert werden, oder die Entnahme über Wiegevorrichtungen erfolgt - Die immensen Investitionskosten sind allerdings nur dann berechtigt, wenn ein falsches Zählergebnis zu großen wirtschaftlichen Verlusten führen kann - beispielsweise in der Elektronikindustrie bei Lagerung teurer Spezialbausteine wie Computerchips, Speicherchips, Prozessoren oder hochwertiger AD-Wandler, in der Medizintechnik bei Lagerung medizintechnischer Spezialbauteile und Elektronikbaugruppen, oder in Betrieben, wo hochwertige und entsprechend teure Rohstoffe (z.B. Gold oder Edelsteine, Legierungen, chemische Spezialverbindungen, biologische Bakterienkulturen). Wiegevorrichtungen vor Ort sind allerdings auch bei Kommissionierarbeiten mit Beleg sinnvoll, wenn diese erst eine ordentliche Entnahme ermöglichen (kleinste Teile, Flüssigkeiten, Granulate) oder die genaue Kontrolle der Bestände und Entnahmemengen wirtschaftlich notwendig (siehe oben) oder gesetzlich vorgeschrieben ist (Rüstungsindustrie, Münzprägung, radioaktives Material).

Inventur

Die Inventur ist in jedem Betrieb wenigstens einmal jährlich zum Ende des Geschäftsjahres (Ausnahme: verlegte und permanente Inventur) durchzuführen und wird als körperliche Bestandsaufnahme bezeichnet. Der Gesetzgeber verlangt für eine ordentliche Durchführung, dass alle Artikel erfasst und aufgenommen werden, die sich im Lager befinden oder zum Betrieb gehören. Hierzu zählen nicht nur die Einkaufsartikel am Lager, sondern u.a. alle fertig- und Halbfertigprodukte aus der Produktion, alle Betriebsstoffe, Büroeinrichtungsgegenstände, Werkzeuge, Fahrzeugpark, Ersatzteile, Rohstoffe, Produktionsmaschinen und Fertigungsanlagen, etc...

Diese Aufnahme dient der Festlegung des Betriebskapitals und ist steuerrechtlich in der Bilanz auszuweisen, welche wiederum gerade bei Aktiengesellschaften eine wichtige Grundlage zur Darstellung des Geschäftsergebnis ist.

Beschränken wir uns hier auf die Durchführung der Inventur am Lager. Der Kontrollcharakter der Inventur am Lager ist eindeutig: Vergleich der tatsächlichen Menge am Lager mit der errechneten Sollmenge aus der Lagerbuchhaltung oder dem Warenwirtschaftssystem.

Sie gibt unter dem Strich Auskunft über die Fehlmengen (Über- oder Unterschreitung des errechneten Bestandes) und damit über Schwund und Fehlbuchungen des Jahres. Der Endbestand dieser Inventur ist außerdem Ausgangspunkt für die neue Fortschreibung der Bestände im nächsten Geschäftsabschnitt.

Die Planung und Durchführung einer Inventur sollte im Vorfeld so erfolgen, dass alle gesetzlichen Bestimmungen (z.B. Vollständigkeit) mit den betriebspolitischen Vorgaben (Wirtschaftlichkeit, keine nennenswerte Auswirkung auf den Produktionsablauf, schnelle Durchführung) in Einklang gebracht werden. Diese Vorbereitungsphase vollzieht sich in mehreren Schritten:

1. Auflistung und Aufnahme aller Artikel in die Inventurliste

2. Kontrolle der Artikelnummer und des Lagerortes zur Vermeidung von Doppelzählungen oder Nichtzählung - außerdem dient die Lagerortkontrolle der Auffindung der Waren.

3. Festlegung der Zählbereiche. Hierbei sollten die Bereiche so geordnet sein, dass zusammenhängende Artikelgruppen in diesen Bereichen zusammengefasst werden, die Menge und Vielzahl der Artikel für den Zählenden überschaubar bleibt, und sich die Zähler nicht beim Zählen ins Gehege kommen.

4. Ermittlung der geeigneten Zählmethode pro Artikel. (Die Ermittlung des Gewichtes bei Flüssigkeiten in Fässern ist der Volumenerfassung vorzuziehen, Schrauben werden pro Stück und nicht pro Kilo gerechnet...)

5. Erstellung der Inventurliste und Aufteilung in durchnumerierte oder kodierte Zähllisten (Zählbereich) mit Angabe der Artikelnummer, der Artikelbezeichnung, des Lagerortes (der Orte?), der Mengeneinheit (Zähleinheit)- Angabe der Listennummer und des Listenvorbereiters, ein Unterschriftsfeld für den Zähler und eine Unterschriftsfeld für die Gegenkontrolle sind zwingende Bestandteile dieser Listen.

6. Beschaffung der geeigneten Hilfsmittel (Stift, Schreibunterlage, Zählhilfsmittel, Zollstock, Metermaß, Waage, Leitern und Stehhilfen für unwegsame Gebiete...)

7. Planerische Einteilung der zur Verfügung stehenden Leute auf die Zählbereiche

8. Bereitstellung der Listen und Hilfsmittel zum Inventurtag

   
   Die Durchführung der Inventur erfolgt in einem engen Zeitrahmen, eine sorgfältige Vorbereitung und Planung vermindert das Risiko, diese Inventur aufgrund von Fehlern neu durchführen zu müssen (es gibt da diesen netten Wirtschaftsprüfer, der das ganze unabhängig kontrolliert)und erhöht die Genauigkeit der ermittelten Werte, was dem Anspruch einer körperlichen Bestandsaufnahme am nächsten kommt. Weiterhin ist wichtig, dass alle eingeteilten Personen entsprechend eingewiesen werden, um unnötig viele Fragen zur Vorgehensweise, zum Arbeitsablauf und Tätigkeitsfeld zu vermeiden. Die Wichtigkeit dieser Aktion für den Betrieb muß den Mitarbeitern, die von den Lagergeschäften in den meisten Fällen nichts oder nur wenig verstehen, deutlich gemacht werden. Eine entsprechende Motivation, gewissenhaft und konzentriert an die Sache dranzugehen, ist ein unbedingtes Muß. Die Einteilung der Leute für die unangenehmeren Arbeitsgebiete sollte stets in einem Verhältnis zum gewünschten Erfolg stehen - eine Möglichkeit ist, stets andere Personen für diese Teile einzusetzen, eine andere Möglichkeit, Gruppen zu bilden, die Abteilung- oder sozialkonform sind (Private Gruppen und Arbeitsgruppen lassen sich besser handeln, als zusammengewürfelte oder durch persönliche Antipathien belastete Gruppen). Weiterhin kann sich im Laufe der Jahre eine gewisse Spezialisierung einzelner Mitarbeiter durchaus positiv auf das Ergebnis auswirken.

   Bei automatischen Hochregallägern ist seitens des Gesetzgebers keine Vollständige Inventur notwendeig, vielmehr wird hier ein gewisser Prozentsatz (3-5%) des gesamten Warenbestandes per Zufallsprinzip über ein Programm ausgewählt und zu Zählung heraus gefahren

   All diese Faktoren sind bei der Vorbereitung zu beachten, müssen in den Entscheidungsprozess einfließen.

Der eigentliche Ablauf der Inventur am Inventurtag sieht hingegen stets gleich aus. Sind alle Vorbereitungen im Vorfeld abgeschlossen und kontrolliert worden, so muss während der laufenden Inventur weniger am Ablauf korrigiert werden. Weiterhin ist es ratsam, einige Mitarbeiter aus dem Lagerbereich freizuhalten, um als Springer und Kontrolleur die Arbeiten zu überwachen, Ausfälle und Fehler zu kompensieren und als helfende Begleiter fungieren zu können. Das ist insgesamt überall dort ratsam, wo eine große Anzahl von Inventurmitarbeitern nicht aus dem Lagerbereich stammt oder der reibungslose Ablauf von der Geschäftsleitung zwingend verlangt wird - und wo der eigene Mitarbeiterstamm nicht ausreicht, intern die Inventur durchzuführen.

Die Schritte am (an den) Inventurtag(en):

1. Die Sperrung des Buchhaltungsystems für Zu- und Abgänge (erfolgen solche Bestandsbewegungen dennoch während der laufenden Inventur, so sind diese gesondert aufzuführen und später in die Bestandsführung einzubringen). Das soll den Momentcharakter einer Inventur sichern.

2. Die Einteilung der Mitarbeiter und die Verteilung der Inventurhilfsmittel und Listen und

3. die Einweisung der Arbeitsgruppen und/oder Einzelpersonen in das Aufgabengebiet.

4. Das Zubringen der Mitarbeiter zu ihren Arbeitsplätzen, bestenfalls durch autorisierte Mitarbeiter, idealerweise durch eine gute Aufschlüsselung der Lagerorte selbsterklärend

5. Die eigentliche Zählung der Artikel durch die beteiligten Personen und Eintrag der Zählergebnisse in die Zählliste

6. Gegenkontrolle der Zählergebnisse nach Abgabe der Liste durch eine andere Person

7. Die Eingabe der erfassten und gegebenenfalls korrigierten Mengen in das System

8. Auswertung der Ergebnisse, Erfassung der Differenzen und Neuausgabe der Listen bei großen Abweichungen

9. Gegenkontrolle und Neueingabe

10. Abschluss der Zählliste und Quittierung in der Inventurliste.

11. Ausdruck und/oder Speicherung der Inventurliste. Abschluss der Inventur.

    Die Inventur kann dann als abgeschlossen angesehen werden, wenn alle Positionen (Artikel) erfasst, gezählt und in der EDV eingegeben wurden. Sollte irgendein Artikel nicht gezählt worden sein, so kann die Liste nicht abgeschlossen werden. Ist eine Liste nicht abgeschlossen, so kann die Inventur nicht abgeschlossen werden.

In einigen Fällen kann es vorkommen, dass Zählfehler zu großen Abweichungen führt. Im eigenen Interesse und bei besonders empfindlichen Gütern (im Sinne der ABC-Analyse) ist es ratsam, Stich-proben durchzuführen. Diese Stichproben werden in jedem Fall auch von einem Wirtschaftsprüfer durchgeführt, der bei zu vielen Abweichungen die Wiederholung der Inventur anordnen kann.

Da eine Inventur mit hohen (Personal-)Kosten für das Unternehmen verknüpft ist, darf genau das nicht passieren.

Die Auswertung der Inventurergebnisse ist wiederum Sache der Geschäftsführung und Finanzbuchhaltung - dient sie doch zugleich als Bilanzgrundlage und als Fixpunkt des Geschäftsergebnisses. Die Daten werden außerdem als Grundlage für die Bewertung der Bestandsbewegungen und Bestandsbuchführung genommen, eine Analyse und eventuelle Reorganisation der Bewertungen aus der ABC-Analyse und der Struktur kann daraus erfolgen. Eine Neuorientierung bezüglich der Produktpalette oder der Mengen der eingelagerten Güter durch die Geschäftsleitung wird im Anschluss an eine Inventur häufig vorzufinden sein.