Inventur

Die Inventur ist in jedem Betrieb wenigstens einmal jährlich zum Ende des Geschäftsjahres (Ausnahme: verlegte und permanente Inventur) durchzuführen und wird als körperliche Bestandsaufnahme bezeichnet. Der Gesetzgeber verlangt für eine ordentliche Durchführung, dass alle Artikel erfasst und aufgenommen werden, die sich im Lager befinden oder zum Betrieb gehören. Hierzu zählen nicht nur die Einkaufsartikel am Lager, sondern u.a. alle fertig- und Halbfertigprodukte aus der Produktion, alle Betriebsstoffe, Büroeinrichtungsgegenstände, Werkzeuge, Fahrzeugpark, Ersatzteile, Rohstoffe, Produktionsmaschinen und Fertigungsanlagen, etc...

Diese Aufnahme dient der Festlegung des Betriebskapitals und ist steuerrechtlich in der Bilanz auszuweisen, welche wiederum gerade bei Aktiengesellschaften eine wichtige Grundlage zur Darstellung des Geschäftsergebnis ist.

Beschränken wir uns hier auf die Durchführung der Inventur am Lager. Der Kontrollcharakter der Inventur am Lager ist eindeutig: Vergleich der tatsächlichen Menge am Lager mit der errechneten Sollmenge aus der Lagerbuchhaltung oder dem Warenwirtschaftssystem.

Sie gibt unter dem Strich Auskunft über die Fehlmengen (Über- oder Unterschreitung des errechneten Bestandes) und damit über Schwund und Fehlbuchungen des Jahres. Der Endbestand dieser Inventur ist außerdem Ausgangspunkt für die neue Fortschreibung der Bestände im nächsten Geschäftsabschnitt.

Die Planung und Durchführung einer Inventur sollte im Vorfeld so erfolgen, dass alle gesetzlichen Bestimmungen (z.B. Vollständigkeit) mit den betriebspolitischen Vorgaben (Wirtschaftlichkeit, keine nennenswerte Auswirkung auf den Produktionsablauf, schnelle Durchführung) in Einklang gebracht werden. Diese Vorbereitungsphase vollzieht sich in mehreren Schritten:

1. Auflistung und Aufnahme aller Artikel in die Inventurliste

2. Kontrolle der Artikelnummer und des Lagerortes zur Vermeidung von Doppelzählungen oder Nichtzählung - außerdem dient die Lagerortkontrolle der Auffindung der Waren.

3. Festlegung der Zählbereiche. Hierbei sollten die Bereiche so geordnet sein, dass zusammenhängende Artikelgruppen in diesen Bereichen zusammengefasst werden, die Menge und Vielzahl der Artikel für den Zählenden überschaubar bleibt, und sich die Zähler nicht beim Zählen ins Gehege kommen.

4. Ermittlung der geeigneten Zählmethode pro Artikel. (Die Ermittlung des Gewichtes bei Flüssigkeiten in Fässern ist der Volumenerfassung vorzuziehen, Schrauben werden pro Stück und nicht pro Kilo gerechnet...)

5. Erstellung der Inventurliste und Aufteilung in durchnumerierte oder kodierte Zähllisten (Zählbereich) mit Angabe der Artikelnummer, der Artikelbezeichnung, des Lagerortes (der Orte?), der Mengeneinheit (Zähleinheit)- Angabe der Listennummer und des Listenvorbereiters, ein Unterschriftsfeld für den Zähler und eine Unterschriftsfeld für die Gegenkontrolle sind zwingende Bestandteile dieser Listen.

6. Beschaffung der geeigneten Hilfsmittel (Stift, Schreibunterlage, Zählhilfsmittel, Zollstock, Metermaß, Waage, Leitern und Stehhilfen für unwegsame Gebiete...)

7. Planerische Einteilung der zur Verfügung stehenden Leute auf die Zählbereiche

8. Bereitstellung der Listen und Hilfsmittel zum Inventurtag

   
   Die Durchführung der Inventur erfolgt in einem engen Zeitrahmen, eine sorgfältige Vorbereitung und Planung vermindert das Risiko, diese Inventur aufgrund von Fehlern neu durchführen zu müssen (es gibt da diesen netten Wirtschaftsprüfer, der das ganze unabhängig kontrolliert)und erhöht die Genauigkeit der ermittelten Werte, was dem Anspruch einer körperlichen Bestandsaufnahme am nächsten kommt. Weiterhin ist wichtig, dass alle eingeteilten Personen entsprechend eingewiesen werden, um unnötig viele Fragen zur Vorgehensweise, zum Arbeitsablauf und Tätigkeitsfeld zu vermeiden. Die Wichtigkeit dieser Aktion für den Betrieb muß den Mitarbeitern, die von den Lagergeschäften in den meisten Fällen nichts oder nur wenig verstehen, deutlich gemacht werden. Eine entsprechende Motivation, gewissenhaft und konzentriert an die Sache dranzugehen, ist ein unbedingtes Muß. Die Einteilung der Leute für die unangenehmeren Arbeitsgebiete sollte stets in einem Verhältnis zum gewünschten Erfolg stehen - eine Möglichkeit ist, stets andere Personen für diese Teile einzusetzen, eine andere Möglichkeit, Gruppen zu bilden, die Abteilung- oder sozialkonform sind (Private Gruppen und Arbeitsgruppen lassen sich besser handeln, als zusammengewürfelte oder durch persönliche Antipathien belastete Gruppen). Weiterhin kann sich im Laufe der Jahre eine gewisse Spezialisierung einzelner Mitarbeiter durchaus positiv auf das Ergebnis auswirken.

   Bei automatischen Hochregallägern ist seitens des Gesetzgebers keine Vollständige Inventur notwendeig, vielmehr wird hier ein gewisser Prozentsatz (3-5%) des gesamten Warenbestandes per Zufallsprinzip über ein Programm ausgewählt und zu Zählung heraus gefahren

   All diese Faktoren sind bei der Vorbereitung zu beachten, müssen in den Entscheidungsprozess einfließen.

Der eigentliche Ablauf der Inventur am Inventurtag sieht hingegen stets gleich aus. Sind alle Vorbereitungen im Vorfeld abgeschlossen und kontrolliert worden, so muss während der laufenden Inventur weniger am Ablauf korrigiert werden. Weiterhin ist es ratsam, einige Mitarbeiter aus dem Lagerbereich freizuhalten, um als Springer und Kontrolleur die Arbeiten zu überwachen, Ausfälle und Fehler zu kompensieren und als helfende Begleiter fungieren zu können. Das ist insgesamt überall dort ratsam, wo eine große Anzahl von Inventurmitarbeitern nicht aus dem Lagerbereich stammt oder der reibungslose Ablauf von der Geschäftsleitung zwingend verlangt wird - und wo der eigene Mitarbeiterstamm nicht ausreicht, intern die Inventur durchzuführen.

Die Schritte am (an den) Inventurtag(en):

 

1. Die Sperrung des Buchhaltungsystems für Zu- und Abgänge (erfolgen solche Bestandsbewegungen dennoch während der laufenden Inventur, so sind diese gesondert aufzuführen und später in die Bestandsführung einzubringen). Das soll den Momentcharakter einer Inventur sichern.

2. Die Einteilung der Mitarbeiter und die Verteilung der Inventurhilfsmittel und Listen und

3. die Einweisung der Arbeitsgruppen und/oder Einzelpersonen in das Aufgabengebiet.

4. Das Zubringen der Mitarbeiter zu ihren Arbeitsplätzen, bestenfalls durch autorisierte Mitarbeiter, idealerweise durch eine gute Aufschlüsselung der Lagerorte selbsterklärend

5. Die eigentliche Zählung der Artikel durch die beteiligten Personen und Eintrag der Zählergebnisse in die Zählliste

6. Gegenkontrolle der Zählergebnisse nach Abgabe der Liste durch eine andere Person

7. Die Eingabe der erfassten und gegebenenfalls korrigierten Mengen in das System

8. Auswertung der Ergebnisse, Erfassung der Differenzen und Neuausgabe der Listen bei großen Abweichungen

9. Gegenkontrolle und Neueingabe

10. Abschluss der Zählliste und Quittierung in der Inventurliste.

11. Ausdruck und/oder Speicherung der Inventurliste. Abschluss der Inventur.

    Die Inventur kann dann als abgeschlossen angesehen werden, wenn alle Positionen (Artikel) erfasst, gezählt und in der EDV eingegeben wurden. Sollte irgendein Artikel nicht gezählt worden sein, so kann die Liste nicht abgeschlossen werden. Ist eine Liste nicht abgeschlossen, so kann die Inventur nicht abgeschlossen werden.

In einigen Fällen kann es vorkommen, dass Zählfehler zu großen Abweichungen führt. Im eigenen Interesse und bei besonders empfindlichen Gütern (im Sinne der ABC-Analyse) ist es ratsam, Stich-proben durchzuführen. Diese Stichproben werden in jedem Fall auch von einem Wirtschaftsprüfer durchgeführt, der bei zu vielen Abweichungen die Wiederholung der Inventur anordnen kann.

Da eine Inventur mit hohen (Personal-)Kosten für das Unternehmen verknüpft ist, darf genau das nicht passieren.

Die Auswertung der Inventurergebnisse ist wiederum Sache der Geschäftsführung und Finanzbuchhaltung - dient sie doch zugleich als Bilanzgrundlage und als Fixpunkt des Geschäftsergebnisses. Die Daten werden außerdem als Grundlage für die Bewertung der Bestandsbewegungen und Bestandsbuchführung genommen, eine Analyse und eventuelle Reorganisation der Bewertungen aus der ABC-Analyse und der Struktur kann daraus erfolgen. Eine Neuorientierung bezüglich der Produktpalette oder der Mengen der eingelagerten Güter durch die Geschäftsleitung wird im Anschluss an eine Inventur häufig vorzufinden sein.