Beschaffung

Beschaffung nennt man im Allgemeinen den Teil der Materialwirtschaft, der sich mit der Deckung eines Mangels befasst, also der Beschaffung der zur Erreichung eines Zieles notwendigen Ressourcen. Die Beschaffung des notwendigen Materials ist ein wichtiges erstes Glied in der Marktplanung eines Unternehmens. Da hierzu ein nicht unerheblicher Aufwand zur Erreichung der betriebswirtschaftlich idealen Beschaffungsmengen, -Kosten und –Zyklen notwendig ist, spricht man auch von Beschaffungslogistik.

Beschaffungslogistik erfordert eine gute Informationsinfrastruktur, da das Einholen von Informationen die wichtigste Voraussetzung für eine gute Beschaffungspolitik ist. Die Beschaffung unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten setzt also die ständige Präsenz dieser Abteilung(en) am Markt zur Einholung aller notwendigen Information voraus.

Die bereits bekannten Objekte der Materialwirtschaft in Form von Gütern tauchen in diesem Zusammenhang wieder auf.

Als Objekte der Materialwirtschaft gelten:

Diese werden in der Literatur auch Beschaffungsobjekte genannt.

Die Definition der Beschaffungslogistik umfasst ALLE notwendigen Ressourcen zur Erreichung der Sachziele eines Unternehmens. Im erweiterten Ansatz der Materialwirtschaft gelten auch folgende Objekte als Beschaffungsobjekte:

Da diese Objekte in Komplexität und Beschaffenheit eigenen Gesetzen und Marktregeln unterliegen, werden diese üblicherweise in speziellen Abteilungen behandelt. Hierzu zählen Controlling, Finanzsektor (FiBu), Personalwesen, Rechtsabteilung und für einige Punkte der Risikoabsicherung – Produkthaftung, technische Dokumentation – eine Technische Abteilung oder die QS.

Dieser Ansatz begründet sich in der Unterschiedliche Auffassung des Begriffes Materialwirtschaft und der damit verbundenen Funktionen und Aufgaben – in der Praxis werden dem Thema Beschaffung also meist „nur“ die Punkte Material und Dienstleistungen zugeordnet.

Die mit der Beschaffung verbundenen Aufgaben und Abteilungen im Überblick:

Beschaffung Erweiterte Beschaffung
Einkauf Lager Produktion Controlling,
Personal
QS
Bedarfsermittlung
Disposition
Beschaffungsmarktanalyse
Konditionen
Bestellung
Bedarfsanforderung
Lagerdisposition
Bestandsführung
Pufferung
Verbrauchsermittlung
Bedarfsplanung
Anforderung
Überwachung
Analyse
Optimierung
Finanzierung
Personal
Technische Analyse
Ausschreibungen 
Profile
Dokumentation

 

 

 

 

 

 

Beschaffungsarten

Der Bedarf dieser Güter ist im Einzelfall in Art, Auftreten und Menge unterschiedlich. Das Bedarfsgut selbst kann in verschiedenen Bereichen der Beschaffungslogistik auftauchen, der Bedarf selbst an allen Punkten in der Materialwirtschaftskette.

Der Vorgang der Beschaffung wird auf verschiedene Art ausgelöst - allen gemein ist eine Anforderung eines Materials zur Erfüllung betriebsnotwendiger Aufgaben.

Hieraus leiten sich auch die unterschiedlichen Arten der Beschaffung ab:

  1. Einzelbeschaffung (Einmalartikel, Auftragsbezogene Artikel, Bestellung auf Zuruf)

a. Kurzfristige Beschaffung
Diese deckt einen kurzfristig entstandenen Bedarf ab, der nicht geplant oder vorhersehbar war – Zukaufgeschäfte, Ersatzbeschaffung, Aufstockung und Erweiterung durch Fehlmengen oder Qualitätsmängel, Werkzeuge und Betriebsmittel wegen geänderter oder gesteigerter Auftragslage.

b. Einmalbeschaffung

i. Zukaufgeschäfte von nur einmalig im Rahmen eines bestimmten Projektes oder Auftrages benötigte Güter

ii. Ersatzbeschaffung durch Ausfall von nicht mehr zu ersetzenden Investitionsgütern (wegen Alter oder Insolvenz des urspr. Lieferanten) die durch unvorhergesehene Umstände notwendig sind.

o Vorteil

  • kurze Lagerdauer, niedrige Lagerkosten
  • geringe Kapitalbindung

o Nachteil

2. Vorratsbeschaffung (Bestandsführung und Bestellauslösung bei Unterschreitung eines festgelegten Mindestbestand, Disposition und Vorratsplanung)
Beschaffung von Gütern im Vorfeld eines vorhersehbaren Mangels oder zur Deckung eines vorhersehbaren Bedarfs, wie beispielsweise Rohstoffe, Einzelteile oder Handelswaren des Sortimentes

o Vorteile

o Nachteile

3. fertigungssynchrone (J.I.T.) Beschaffung
Rahmenmengen mit festgelegten Liefermengen und Abständen oder auf Abruf beim Lieferanten gelagerte Ware, die im Bedarfsfall kurzfristig zur Verfügung steht – um Lieferengpässe zu vermeiden mit hohen Konventionalstrafen belegt.

o Vorteil

o Nachteil

Ein Sonderfall stellt die Projektbeschaffung dar. Sie deckt den komplexen Teil der Beschaffung aller zur Erreichung eines Projektzieles notwendigen Güter und Dienstleitungen ab. Hier können alle Bereiche der Beschaffung zusammenfließen und daher werden solche Projekte meist in einem Team gemeinsam geplant und durchgeführt.

Die Beschaffung umfasst also die Funktionen Planung, Disponieren, Steuern und Kontrollieren des Materialflusses, die Beschaffung und Bevorratung des notwendigen Materials, die Festlegung des quantitativen und qualitativen Materialbedarfs und die Eindeckung an den Märkten.

Hierbei gibt es wiederum verschiedene Wege der Beschaffung:

Die operative Beschaffung wiederum kann auf zwei Wegen erfolgen


Der operative Beschaffungsprozess

Der Prozess der Beschaffung läuft immer nach einem Grundschema ab und beinhaltet folgende Punkte und Handlungen:

Die Beschaffung als Vorgang ist abgeschlossen, wenn die angeforderten Güter an der Bedarfsstelle bereit stehen.

Die Aufgaben des Einkaufs (im engeren Sinne) sind

Aufgaben der Beschaffungslogistik (im engeren Sinne) sind


Beschaffungspolitik

Als Beschaffungspolitik bezeichnet man die Vorgaben und Methoden, mit denen ein Unternehmen am Beschaffungsmarkt agiert. Es gibt hierbei zwei grundsätzliche Ansätze, die mit fließendem Übergang eingesetzt werden:

Beim Maximalprinzip wird unter Beachtung eines Aspektes – meist Preis oder Lieferzeit – versucht, mit gegebenen Mitteln den größtmöglichen Erfolg zu erlangen. Dies geschieht notfalls auch auf Kosten des Lieferanten und kann, bzw. wird dazu führen, dass der Lieferant Aufträge nur ungern annimmt oder derart abhängig wird, dass er letztlich abspringt, um zu überleben oder im schlimmsten Fall aufgibt. Diese „amerikanische“ Methode ist gerade in Wirtschaftssektoren mit Reihen- oder Fließfertigung von Massen- und Konsumgütern weit verbreitet.

Dem Beschaffenden kommt hierbei zu Gute, dass viele Anbieter das Produkt am Markt haben oder der Anbieter speziell auf die Bedürfnisse des Beschaffers eingestellt wurde (z.B. Autoindustrie) und somit an diesen gebunden ist. Somit ist er in den Konditionen bestimmend und kann den Markt durch seine Abnahme kontrollieren.

Nachteilig kann hierbei aber die starke Fluktuation verschiedener Anbieter sein, die eine gleich bleibende Qualität der beschafften Güter erschwert und negativ auf die Planungssicherheit wirkt.

Umgekehrt kann bei Monopolstellung des Lieferanten der Effekt eintreten, dass die Abnehmer wegen starker wirtschaftlicher Nachteile aus dem Markt aussteigen oder langfristig versuchen, das Produkt selbst herzustellen.

Diese agressive Politik führt zu kurzfristig guten Ergebnissen, kann aber auf lange Sicht den Markt negativ beeinflussen oder zerstören.

Beim Partnerschaftsprinzip wird beiderseitig versucht, eine „Win-Win-Situation“ herbeizuführen. Der Lieferant wird in Entscheidungen mit eingebunden, der Austausch von Daten automatisiert, die Preisgestaltung in einem für beide Seiten erträglichen Rahmen geführt. Vorteil ist hierbei eindeutig eine erhöhte Planungssicherheit und die bessere Einhaltung aller Qualitätsvorgaben. Der Markt ist offener und bleibt dennoch überschaubar.

Das Produktportfolio ist hierbei meist auf Güter beschränkt, die nicht Konsum- oder Massengüter sind, sondern spezielle Investitionsgüter oder „High-End-Produkte“ sind. Hierbei können sich beide Seiten meist keine große Fluktuation leisten, da sowohl der Beschaffungsmarkt, als auch der Absatzmarkt eingegrenzt sind. Hier gilt also die Regel: Man sieht sich immer zwei mal im Leben.

Daher haben auch beide Geschäftspartner den Wunsch einer langfristigen Zusammenarbeit, ohne dass beide Partner jedoch das eigentliche Ziel der jeweiligen Unternehmung aus den Augen verlieren, nämlich den Gewinn zu maximieren. Gerade in diesen Bereichen wird sich eine Supply-Chain-Struktur auf Dauer etablieren, da die Gewinnmaximierung nur schwer über den Preis durchzusetzen ist.